Organizzare l’intero piano marketing per un evento non è una cosa semplice, ma grazie ad alcuni preziosi consigli sarà possibile raggiungere un risultato ragguardevole già dal primo tentativo! Segui passo passo con noi quel che c’è da fare per creare e condividere materiali informativi sull’evento, come raggiungere i potenziali visitatori e gestire le iscrizioni in arrivo! Divideremo l’articolo in paragrafi, in modo da definire ciascun passaggio al meglio!

Primo passo: trovare un nome

Sembrerà banale, ma durante la creazione di un evento il nome sarà la prima cosa che i potenziali visitatori leggeranno; per fare breccia e mantenere alta l’attenzione, questo dovrà non solo essere correlato al tema principale dell’evento, ma anche suonare in modo originale e, se possibile, avere qualcosa al suo interno che lo separi da iniziative sugli stessi argomenti. Un esempio può essere ad esempio quello delle Silent Disco, dove gli organizzatori con due sole parole sono riusciti a fornire un contesto e proporre un valore aggiuntivo e di assoluta novità all’esperienza.

Così come per il nome, anche il logo e il design in generale della comunicazione meriteranno un’attenzione particolare. Sarà importante mantenere un’armonia tra le varie comunicazioni, integrando alcuni elementi fissi (come i colori o le geometrie) con modifiche uniche per ogni variante creata. Un documento fondamentale dove mettere in pratica tutte queste indicazioni sarà la locandina dell’evento, in cui grafica, contenuti e scalabilità saranno messi alla prova.

Secondo passo: trovare un pubblico

Ora che il nome e il design sono stati individuati, lo step successivo è individuare il target a cui fare riferimento. Per massimizzare l’investimento, la mossa ideale sarebbe quella di individuare una serie di variabili come fascia d’età, interessi e posizione geografica per poi noleggiare delle anagrafiche da aziende esterne. Ediscom SpA, ad esempio, ha a sua disposizione un database strutturato con milioni di contatti inseriti, e nel giro di poco tempo sarebbe in grado di far raggiungere dalla comunicazione per l’evento un grande numero di persone targettizzate. Affiancare a questo lavoro una campagna di comunicazione tramite newsletter via mail o SMS risulterebbe ideale, ma ne parleremo in un prossimo paragrafo.

Terzo passo: promuovere l’evento

Oltre alla già citata locandina, il contenuto migliore per promuovere un evento è la realizzazione di un video trailer. Questo video deve durare non più di un minuto, essere prodotto in modo professionale e contenere al suo interno tutte le informazioni chiave necessarie. Nel caso ci fossero state edizioni passate, fare un breve excursus su quanto successo può aiutare a costruire credibilità agli occhi dei visitatori, e fornire loro una prospettiva più tangibile di quello che li aspetterà.

Come abbiamo menzionato prima, l’avere a disposizione un database di clienti profilati e maggiormente inclini a partecipare all’evento è un vantaggio non indifferente. Approfittando di questi contatti speciali, la comunicazione tramite social network, newsletter e sms potrà essere strutturata su un’estetica ed un tono di comunicazione specifici, maggiormente adatto al target di destinazione. Allo stesso modo, tenere traccia della condivisione dei post e degli hashtag permetterà ai gestori delle pagine social di condividere i contenuti generati dagli utenti, in un’ottica di partecipazione e condivisione degli stessi valori. Con l’avvicinarsi dell’evento, organizzare un countdown giornaliero con promozioni e premi aiuterà a creare un’atmosfera piena di aspettative, garantendo al contempo la massima condivisione di informazioni chiave (data, ora e luogo).

Quarto passo: gestisti le iscrizioni e monitora gli ingressi

Quest’ultimo passo, di carattere squisitamente gestionale, riguarda la gestione delle iscrizioni e il monitoraggio degli ingressi. Da una parte aprire le iscrizioni con anticipo permetterà di avere un’idea sulla partecipazione fisica e le performance delle campagne di comunicazione. Al contempo, accumulare dati e organizzarli in un secondo momento darà la possibilità al gestore, ad evento terminato, di stilare un report da cui sarà possibile trarre valore.

Per quanto riguarda gli ingressi, la possibilità di poter fare un biglietto in loco il giorno dell’evento è critica, in modo da accogliere chiunque per vari motivi non sia riuscito ad iscriversi prima.